Het Postillion Hotel & Convention Centre Amsterdam was 30 juni de locatie van NXTMICE * Re-Invent. Twee maanden hierna presenteren we u graag een terugblik op dit evenement waarbij bezoekers niet wisten wat er zou gaan gebeuren. Onze collega Ward Maas was bij dit evenement aanwezig en deelt zijn ervaringen graag met u. Onderstaand verslag kunt u ook teruglezen in zomereditie van MEETINGS.
Algemeen directeur Postillion Hotels Erik-Jan Ginjaar daagde je als bezoeker uit om zonder Ć©cht te weten wat je te wachten stond een halve dag te investeren in een event. Waarom je een event bezoekt, het onderwerp, de sprekers of misschien de netwerkmogelijkheden, dat zouden de vragen zijn die onder de loep zouden worden genomen. Voor de rest geen informatie. En zo stond er een nieuwsgierige groep geteste mensen klaar in een zaal om te ervaren wat NXTMICE deze keer uit de hoge hoed zou toveren. Een jaar geleden immers organiseerde NXTMICE het eerste 1.5 meter-congres van Nederland, waar men keek naar Het Nieuwe Nu met Corona. Met het organisatie- en controletalent van de eventindustrie zat het wel goed. De durf om te beginnen en het winnen van vertrouwen werden gezien als de basiselementen om te laten zien dat zakelijke evenementen ook in coronatijd veilig kunnen worden georganiseerd. De verwachtingen voor NXTMICE * Re-Invent waren dus hoog gespannen.
Nieuwe ideeƫn
De groep mensen werd direct op het verkeerde been gezet. De start leek zo standaard. Een voor de hand liggende inloop met een kopje koffie en wat praten met de mensen die in hetzelfde groepje waren ingedeeld. In de hoek stond een podium waar het welkomst woord zou worden gehouden en de beeldschermen gaven aan wanneer het plenaire programma zou beginnen. Maar na een korte inleiding door gastacteur AndrĆ© werd al snel duidelijk dat er na die welkomstboodschap geen keynote spreker zou volgen en dat er geen ābreak-outā sessies zouden zijn met aan het eind van de dag een borrel en āinspirerend en verbindendā netwerken. āNa een jaar āthuiszittenā kan iedereen toch wel beter. Het gaat er om dat dit het moment is om met nieuwe ideeĆ«n te komen en eindelijk afscheid te nemen van zaken waar we al zo lang vanaf willenā, aldus AndrĆ©. En daarom nam AndrĆ© iedereen letterlijk mee naar buiten waar hij vanaf een hoge stoel de groepjes een voor een het congrescentrum in stuurde waar een indringend vervolgprogramma was. Het was indringend omdat al die pre-corona gebruiken en gewoontes en vooral ook de rol van de deelnemers zelf stuk voor stuk onder de loep werden genomen.
Themakamers
Een tiental verschillende kamers waren fantastisch ingericht en uitgelicht per thema. De deelnemers kregen per groepje 30 minuten per kamer om het thema te ervaren. Zo was er de kamer vn kosten, ingericht met een casino kaarttafel waar je moest nadenken over wat er de moeite waard is om bij
een event geld aan uit te geven. De kamer van de heilige huisjes was ingericht als een kermis compleet met waarzegster, een kop-van-jut en een schiettent waar je kon schieten op wat er in je eventprogramma zit waar je niet om heen kan, of toch wel? Waar wil je afscheid van nemen? En wat te denken van de kamer van verbinding, ingericht als een Franse bistro waar op het menu een verbinding stond die wel erg dichtbij kwam.
De kanskamer bestond uit een trap waar je na het beantwoorden van een vraag een tree hoger mocht gaan staan en dichter bij de hoofdprijs kwam als je meer persoonlijke informatie van je zelf wilde prijsgeven. Gelukkig was er ook een kamer van reflectie waar de rust terugkeerde.
Kortom, bij iedere kamer moest de deelnemer nadenken over hoe hij of zij een event wilde organiseren, wat de gevolgen daarvan waren en vooral wat dat betekende voor het doel van het event dat je voor ogen had.
Technische middelen
Een van de opvallende onopvallende aspecten was het gebruik van technische middelen. De VR-brillen uit de kamer van elders zullen niet overal en direct gebruikt worden, maar geven wel aan dat de techniek constant beter wordt en dat daardoor meer creatieve toepassingen komen die in de MICE industrie heel goed toepasbaar zijn. Dat er achter de schermen heel veel techniek werd gebruikt bij dit event zal niet iedereen gemerkt hebben (wat heel goed is). Het gebruik van techniek zorgde er wel voor dat dat gevoel van verwondering overal merkbaar was. Daarmee draagt de techniek ook bij aan de magie die je in een live event graag wil zien.
Moment voor verandering
Als afsluiting werd er een finale gehouden in een met rook gevulde ruimte met schitterend licht en bijpassend geluid. Ook hier weer de toegevoegde waarde van techniek en decor. Voor iedere deelnemer was er een plaats achter een sokkel waar een kistje op stond. AndrĆ© hield iedereen nog eens een spiegel voor: āNu is het moment voor verandering. Nu kunnen we eindelijk die oude gewoontes wegdoen. Zorg ervoor dat een event een echte ervaring wordt!ā En om de lessen van vandaag te onthouden kon iedereen het kistje voor hem openen met een sleutel die hij eerder had gekregen. Daarin bevond zich een munt om de deelnemer aan deze ervaring te herinneren. De deelnemers van de ochtendsessie werden uitgenodigd om bij een lunch na te praten. Of zoals AndrĆ© zei: āVeel onderdelen van een event kunnen, mogen of moeten veranderen, maar er zijn zaken die de moeite waard zijn om te bewaren.ā
Voortouw
Postillion Hotels als co-founder van NXTMICE heeft een opvallende rol. Niet alleen dragen ze de MICE branche een warm hart toe, maar ze voelen zich genoodzaakt om het voortouw te nemen in deze onzekere tijden. Een unieke positie belichaamd door Erik-Jan Ginjaar die geen moment onbenut laat om deze rol uit te dragen. Dat doet trouwens zijn hele team. Je ziet iedereen met ongekend enthousiasme eraan werken om alles in goede banen te leiden. De belofte vooraf, dat de NXTMICE* Re-invent deelnemer er meer ervaren uit zou komen dan dat hij erin ging, werd volledig waargemaakt!