Wie voor het eerst een bijeenkomst organiseert, ziet veel op zich afkomen. Een belangrijke vraag is deze: wat ga ik organiseren? Alle andere vragen, zoals welke locatie, voor hoeveel mensen en voor welke mensen u de bijeenkomst organiseert, zijn daaraan min of meer ondergeschikt. MEETINGS heeft tien meetingsvormen geanalyseerd, waardoor u handvatten heeft bij het organiseren van uw eerste meeting.
Uw eerste meeting kan een daverend succes worden. Het zal u ongetwijfeld een groot plezier doen als u na afloop hoort dat iedereen positief is over het event dat u heeft georganiseerd. Hier volgen de tien meetingsvormen:
1. Bedrijfsfeest
Het bedrijfsfeest is ook bekend als personeelsfeest. Er is altijd wel een reden te bedenken waarom u uw collega’s op een feest wilt fêteren. Denkt u aan het vieren van successen – uiteindelijk heeft iedereen bijgedragen aan het succes. En soms is het nodig om weer even wat goede sfeer te creëren. Dan is een feest ook een mooie gelegenheid.
2. Kick-off-meeting
Uw organisatie of bedrijf gaat iets nieuws doen. Een mooi moment om iedereen bij elkaar te roepen en samen het startschot te geven. Daardoor raakt iedereen op dat moment betrokken bij het nieuwe project – en heeft iedereen ook meteen een idee wat er gaat gebeuren.
3. Awardshow (of gala)
Een awardshow kan enige overlap met een bedrijfsfeest hebben, maar het belangrijkste verschil is dat een collega of afdeling wordt gelauwerd. In een chique vorm kan dit een gala zijn met een dresscode.
4. Vergadering (of congres)
Een vergadering is een zakelijke bespreking aan de hand van een agenda. Bij een vergadering in klein comité is het buitengewoon belangrijk dat iedereen gehoord wordt. Een congres is een vergadering met tientallen tot honderden mensen, waarbij niet alleen een agenda, maar ook een ontspannen onderdeel op het programma moet staan om het congres voor iedereen interessant te maken. Een wetenschappelijk congres wordt ook een symposium genoemd.
5. Teamactiviteit
Een teamactiviteit is niet hetzelfde als “we gaan iets leuks doen.” Het doel is het vertrouwen tussen de mensen in het team te versterken en het team als zodanig naar een hoger plan te tillen. De activiteiten moeten uitdagend en – inderdaad – aantrekkelijk zijn. Dat motiveert mensen om er vol voor te gaan.
6. Brainstorm
Een brainstorm is eigenlijk een soort vergadering waarbij niet de agenda, maar de creativiteit bepalend is. U wilt iets nieuws gaan doen, maar wat dan precies en hoe gaan we dat aanvliegen? Het is een werkvorm, die als een volledige
meeting kan worden vormgegeven.
7. Bedrijfslunch (of zakendiner)
Een bedrijfslunch of zakendiner is ideaal om in een informele sfeer zakelijke relaties te onderhouden. Dat kan op kantoor zijn, maar ook in een restaurant. Wilt u in beslotenheid lunchen of dineren? Vraag dan naar de mogelijkheden voor private dining bij de locatie.
8. Beurs of expositie
Een beurs of expositie – deze laatste term zegt het al – heeft als doel het tentoonstellen van producten of diensten. Bij deze meetingsvorm zijn altijd afnemers en exposanten betrokken. Een beurs kan ook in een kleine setting worden georganiseerd voor een select publiek.
9. Relatie-evenement
Het doel van een relatie-evenement is het onderhouden van relaties. Het is altijd zinvol om uw relaties ook informeel te ontmoeten. Een dergelijk evenement kan worden afgesloten met een zakendiner.
10. Training of seminar
Een training of seminar – of een cursus – is de meetingsvorm die wordt gebruikt als mensen geacht worden iets te leren. Het op een heldere en aantrekkelijke manier overbrengen van kennis en informatie is een uitdaging. Ter inspiratie zou u eens terug kunnen denken aan een docent die tijdens uw opleiding een positieve indruk heeft nagelaten.
De meetingmaker
U organiseert de meeting – u bent daarom de meetingmaker. Aan u de uitdagende taak, concepten te bedenken voor ‘magical meetings’. Een concept is het geheel van uw ideeën voor de meeting. Uw concept bevat in ieder geval de doelstelling van de meeting en de meetingsvorm en de werkvorm. Daar voegt u uiteraard de wensen van de opdrachtgever aan toe.
De behoeften en wensen van uw opdrachtgever zijn altijd in ontwikkeling. Wat hij of zij wil en wat hem of haar drijft, kan zomaar veranderen. Het is belangrijk om van eventuele veranderingen af te weten. U wilt de opdrachtgever immers begrijpen en op bestaande behoeften inspelen. Daarbij heeft uj ook een eigen visie die u wilt verwerken in jouw meeting. Daarom vraagt de opdrachtgever u om hulp.
Veel succes en plezier bij het organiseren gewenst.
