De feestdagen zijn achter de rug, het nieuwe jaar is al enkele weken geleden begonnen. Ongetwijfeld heeft u een of meer kerst- en nieuwjaarsbijeenkomsten meegemaakt. Was elke bijeenkomst geslaagd? Was het gezellig? Of had u al snel het idee dat het anders en vooral beter zou kunnen? In het eerste artikel van de nieuwe serie ‘Hoe organiseren we…’ bespreken we hoe we een leuk bedrijfsfeest kunnen organiseren.
Eigenlijk kan een bedrijfsfeest twee kanten op: of het wordt een daverend succes of het wordt een fantastische mislukking. In beide gevallen zal er nog lang over nagepraat worden. Vanzelfsprekend gaan we voor succes.
Wie en waarom? Misschien kreeg u bij het lezen van de titel van dit artikel al de leukste ideeën. We gaan dit en we gaan dat en we kunnen zus en we doen zo. Heel goed. Noteert u die ideeën vooral ergens, maar leest u eerst dit artikel uit. De belangrijkste vraag is: voor wie organiseer je dit bedrijfsfeest? Het is altijd goed om u goed te realiseren wie er allemaal werkzaam zijn. Dat is goed voor de samenwerking en het kan voor een prettige werksfeer zorgen als u iets van de achtergronden van uw collega’s weet, bijvoorbeeld leeftijd, interesses, culturele achtergronden en gezinssituaties. Bedenkt u zich ook of u alleen voor uw collega’s of ook voor hun eventuele partners en kinderen iets organiseert. En mocht u overwegen, ook klanten uit te nodigen, dan zijn ook hun achtergronden van belang.
Voor wie is nu helder, maar met wie is ook een zinvolle vraag: betrek creatieve en praktische mensen bij het organiseren van het feest. Met een paar enthousiaste collega’s kunt u een< feestcommissie vormen. U staat er dan niet alleen voor en de kans op een daverend succes is vele malen groter. Naast wie is ook het waarom van het feest belangrijk: organiseert u een feest in het kader van een jubileum, klinkende resultaten of ‘gewoon, omdat het kan’ - of natuurlijk de beste kerstparty aller tijden…
Hoeveel? U heeft nu een idee wie u uit gaat nodigen en waarom u het feest organiseert. De volgende vraag die beantwoord moet worden, is de vraag hoeveel mensen er komen. Allereerst bekijkt u hoeveel mensen er in totaal ‘in aanmerking komen’ voor een uitnodiging: hoeveel collega’s heeft u, komen er ook klanten en worden ook eventuele partners en kinderen uitgenodigd? Zorgt u ervoor dat mensen zich aanmelden. Dat geeft u het beste overzicht van hoeveel mensen er verwacht kunnen worden. Houdt u er ook rekening mee dat zo’n vijf à tien procent van de aangemelde gasten toch niet op komt dagen. Er kan altijd iets gebeuren, variërend van ziekte tot andere onverwachte redenen. Hoeveel is ook de vraag die betrekking heeft op de kosten. Hoeveel mag het feest kosten? Maak een goede begroting. Daar voorkomt u vervelende verrassingen mee.
Waar? De volgende belangrijke vraag is waar u het feest gaat houden. Is dat op kantoor of gaan we naar een feest locatie elders? Een feest op een andere locatie geeft uw collega’s - uw gasten - veel sterker het gevoel dat men er echt even helemaal uit is. De locatie vergt een groot deel van uw budget, houdt daar bij het opstellen van de begroting rekening mee. Het aanbod aan locaties in Nederland is immens. De MEETINGS Locatie Top 500, die jaarlijks verschijnt, is de ideale gids voor wie een passende toplocatie zoekt. Een locatie moet passen bij uw idee van een feest: de grootte moet passend zijn bij het aantal gasten: niet te krap en zeker ook niet te groot. Ook moet de locatie passen bij de aard van het feest: wilt u een dansfeest, dan moet er een dansvloer zijn, maar ook ruimte voor de artiesten om zich voor te bereiden en even terug te trekken als dat gewenst of nodig is: een kleedkamer waar ze niet gestoord worden wordt erg gewaardeerd.
Licht en geluid moeten perfect in orde zijn. En voor wie (even) niet danst, maar wil genieten van het plezier van anderen, zijn gerieflijke zitjes onmisbaar. Ook de catering moet goed geregeld zijn. Immers, hoe geweldig een feest ook is, als de catering tegenvalt, zal dat letterlijk een wrange nasmaak geven, die lang in het geheugen van uw gasten blijft rondwaren. Een gezellige bar en smakelijke hapjes en drankjes voorkomen deze ellende. Veel locaties hebben goede contacten met evenementenbureaus, artiesten en cateraars. Daarom is het heel verstandig, van deze contacten en expertise gebruik te maken. Veel plezier en succes gewenst bij de voorbereidingen.
