Erik Peekel (Aaaaha! Bureau voor live communicatie) vertaalt live evenementen naar online varianten. De ene keer is dat een live talkshow, waarbij kijkers vragen insturen; een andere keer een podcast of een expert-sessie. Erik maakt zich zorgen over het gebrek aan realiteitszin als het gaat om hybride evenementen: “Live streamen is niet zo ingewikkeld, het boeien van je online publiek is een stuk lastiger!” Met MEETINGS deelt Erik tips voor een succesvol hybride evenement.
Publiek bedienen
De meeste evenementenlocaties zijn inmiddels weer open, vanaf 1 juli mag je honderd personen bijeenbrengen, als alles goed gaat wordt dat maximum waarschijnlijk vlot verhoogd. Door de anderhalve meter maatregel kun je wel veel minder deelnemers ontvangen in dezelfde ruimte, iets minder dan een kwart van de reguliere zaalcapaciteit. Om toch je volledige publiek te kunnen bedienen, biedt nagenoeg iedere locatie nu een livestream aan. Via een online-uitzending kan een breder publiek op afstand meekijken. Erik Peekel: “Er wordt onvoldoende nagedacht over de juiste programma-invulling. Internationale, medische congressen bieden al jaren een livestream aan van het sprekersprogramma, meestal worden die uitzendingen nauwelijks bekeken. Je kunt niet verwachten dat een online kijker meer dan een uur besteedt aan jouw programma.”
Tip 1 – maak een programma, speciaal voor online deelnemers
Maak vanaf je onsite evenement een speciaal programma, afgestemd op je online deelnemers. Als je je rechtstreeks tot de online kijker richt, kun je veel beter de aandacht vasthouden. De kijker voelt zich volwaardig deelnemer in plaats van meekijker op afstand. Denk bijvoorbeeld aan een talkshow met je keynote sprekers, die maak je terwijl je face2face deelnemers lunchen of borrelen. Peekel: “Dus tijdens de offline lunch gaan we online juist door met de talkshow.”
Tip 2 – activeer je online publiek
Nodig je online deelnemers uit om actief mee te doen. Laat ze vragen insturen voor de keynote sprekers en leg die direct aan hen voor. Laat je kijkers live reageren op stellingen, daarvoor kun je tools als Mentimeter, Kahoot en Sendsteps gebruiken. Vraag je kijkers om hun tips in te sturen en deel die na afloop met alle deelnemers.
Tip 3 - maak er televisie van
Hoe interessant het verhaal ook is, pratende hoofden zijn saai om naar te kijken. Maak televisie van je uitzending, zorg voor voldoende afwisseling door filmpjes in te starten. Denk aan een gemonteerd filmpje van de opening van het face2face evenement en aan een reportage waarin deelnemers aan het woord komen. Vooraf laat je een mini-documentaire maken, waarbij je een case in beeld brengt. Zo’n filmpje van twee minuten kun je meteen ook gebruiken in je face2face programma. Creëer een dynamische setting voor je online-uitzending, zorg dat je de face2face deelnemers op de achtergrond ziet lunchen bijvoorbeeld of zet hen in als live publiek. Gebruik altijd minstens drie camera’s, zodat je steeds met het beeld kunt variëren.
Tip 4 – extra promoten op het laatste moment
Je online deelnemers beslissen vooral op het laatste moment of ze deelnemen of niet. Het aantal aanmeldingen is hoog, maar online no-show ook. Promoot je online evenement intensief in de laatste twee dagen, dat kan bijvoorbeeld met een extra mailing en met vermeldingen op LinkedIn en Facebook. Een kort teaser-filmpje werkt goed.
Tips voor een goed online programma
* Denk vanuit de deelnemer: houd het kort en krachtig.
* Houd het concreet: één beeld zegt meer dan duizend woorden.
* Interactie: voeg heel veel interactie toe: polls, chats.
- Aaaaha! Bureau voor live communicatie helpt je bij het maken van jouw eigen (online) evenement: programma-advies, technische tools, een professionele livestream studio op locatie, presentator (m/v) en sprekersbegeleiding.
