In een vorig Meetingsnummer hebben we het reeds gehad over de huidige en meteen ook één van de meest ingrijpende veranderingen binnen de meeting- en eventindustrie: de introductie en algemene aanvaarding van alsmaar veelzijdigere eventtechnologie. Die ‘event tech’ stelt ons nu in staat om elkaar virtueel te ontmoeten en dit zal waarschijnlijk ook in de verre toekomst zo gebeuren. Virtuele en hybride eventplatformen hebben zich sinds de start van de Covid-pandemie radicaal ontwikkeld.
Tekst: Dimitri van Moerkercke
In gesprek met IMEX-spreker Miguel Neves.
Voor het eerst sinds 2019 vond eind mei, begin juni in Frankfurt de internationale meeting- en eventvakbeurs IMEX plaats. Die nieuwe eventtechnologieën hebben daar een prominente plaats gekregen. Zijn dit nu blijvertjes, of zal de industrie ze snel weer vergeten nu we weer face2face meetings, vergaderingen, teambuildings en congressen mogen organiseren? Miguel Neves, hoofdredacteur bij Skift Meetings, het vroegere EventMB (Event Manager Blog), had tijdens de beurs een inspirerend seminarie verzorgd over de huidige stand van zaken. Wij hadden een gesprek met hem.
Hallo Miguel. Het laatste onderzoek van Skift Meetings toont aan dat meer dan 50% van de meetingprofessionals zich vooral terug focust op persoonlijke ontmoetingen, en slechts respectievelijk 20 en 30% zich nog bezighoudt met het organiseren van virtuele en hybride meetings en events. Wat is er gebeurd?
Miguel Neves: “Bij die getallen zou je inderdaad denken dat eventprofessionals terug willen naar het oude. Maar de reden kan ook simpelweg zijn dat men opgelucht is om na twee jaar eindelijk terug live meetings en events kan en mag organiseren. Of dat men aan jaarcontracten met venues vast hangt, waarbij een uitgesteld event in september 2019 waarschijnlijk wel een paar keer werd opgeschoven, maar nooit volledig werd geschrapt. Wie echter denkt dat allerhande live event platformen het gehad hebben, is zeker fout. Wie dit hoopt, is kortzichtig. De grootste uitdagingen bij deze systemen zijn wel steeds dezelfde: hoe creëer ik een ‘experience’ zowel voor mijn on- als offl ine publiek, hoe kan ik mijn online publiek engageren, hoe kan ik sponsors een toegevoegde waarde bieden en hoe kan ik interessante networkingmomenten inlassen? Ook de kosten van deze technologieën weerhouden nog veel professionals van ze te gebruiken. Daar tegenover staat dat 71% van de respondenten in die laatste survey aangaf om, indien hun budget zou toenemen, zeker te investeren in eventtechnologie. Dat is niet weinig!”
Ondanks het feit dat dus quasi overal ter wereld opnieuw face2face meetings en events kunnen worden georganiseerd, is het niet zomaar business as usual?
Miguel Neves: “De industrie zal niet terugkeren naar de situatie van begin 2019 en daarvoor. De redenen hiervoor vind je ook in ons dagelijkse leven. Technologie beheerst er alle aspecten van, Artificial Intelligence is al een tijdje niet langer het exclusieve domein van Hollywood science fictionfilms en het Google algoritme weet al veel meer van jou dan je zelf denkt. Eventtechnologie zal navenant ook meer en meer aanwezig zijn in de post-corona meeting- en eventindustrie. Wie zich daartegen verzet, vecht tegen windmolens.”
(Redactie: AI is vertakt in digitale technologieën met behulp van ICT-vormen zoals ticketingoplossingen, mobiele applicaties en apparaten die bezoekers verbinden. AI zal ooit de menselijke intelligentie overtreffen. De technologie die een pre-conferentieervaring zou moeten creëren, omvat chatbots, microchips, virtuele assistenten, zelfrijdend vervoer, virtuele of augmented reality, biometrische herkenning, hologrammen, enzomeer… .)
“Eventtechnologie is zelfs al aanwezig op meetings en events die zogezegd exclusief live zijn. Bijvoorbeeld via touchless check-in-opties en als ondersteuning bij de toegangscontrole. Daarnaast kan event tech bij hybride events een online publiek betrekken, en zelfs mensen met een handicap of andere serieuze beperkingen kunnen nu - meer dan ooit - deelnemen aan internationale meetings, events en congressen.”
Anderzijds is de marktsituatie vandaag niet gunstig voor technologiebedrijven. De boom in eventtechnologie die we tijdens de pandemie gezien hebben, is al lang voorbij.
Miguel Neves: “Maar het is ook zo dat deze snelle groei vooruit gestuwd werd door niche bedrijven. Vandaag is deze markt volwassen geworden, en perfect in harmonie met de standaarden binnen de meeting- en eventindustrie. Eén daarvan is dat de gebruiker de optie heeft om verschillende platformen tegelijk te integreren. Daarnaast werd ook de gebruiksvriendelijkheid gevoelig verhoogd. De gebruiker is niet langer tevreden met een eenvoudige software-oplossing.”
Terwijl slechts een jaar geleden bijna elk eventtechnologiebedrijf quasi exclusief haar virtuele en hybride evenementenplatformen promootte, was er op IMEX 2022 een veel breder aanbod.
Miguel Neves: “Eventtechnologie is er altijd al geweest: van een klassiek registratiesysteem via Microsoft Excel over completere event management systemen en event apps tot, als gevolg van de coronacrisis, virtuele eventplatformen. De snelheid waarmee die platformen geëvolueerd zijn, is fenomenaal. En ook dat is een gevolg van de pandemie. De eisen van de gebruiker werden hoger, het aanbod volgde. De virtuele eventplatformen van vandaag zijn quasi niet meer
te vergelijken met hun voorgangers van 2020 en ouder. Vandaag kampen organisatoren met de vraag of ze een hybride event zullen organiseren, dan wel een aparte face2face en virtuele ervaring in elkaar zullen steken. Zullen metaverse events in de toekomst de norm zijn? Hoe zal de technologie beïnvloed worden door de vooruitgang in mobiele en datatransfertechnologieën? Dit zijn de vragen waar experts vandaag mee kampen.”
(Redactie: De metaverse wordt over het algemeen beschouwd als een netwerk van virtuele 3D-werelden waar mensen kunnen communiceren, zaken kunnen doen en sociale verbindingen kunnen smeden via hun virtuele ‘avatars’. Bekijk het als een virtuele reality-versie van het internet van vandaag.)
“De technologie gebruiken omwille van de technologie is echter geen goed idee. Ze wordt graag gebruikt om indruk mee te maken zowel op bezoekers maar vooral op sponsors. Maar het is niet omdat ze bestaat, dat ze je event naar een hoger niveau zal tillen. Elke eventplanner moet zich altijd de vraag stellen of een bepaalde technologie gebruiken wel past bij het concept, en of de doelen van de meeting of het event ermee bereikt kunnen worden. Elke eventprofessional moet dus up-to-date blijven met de evolutie binnen deze branche, zodat hij of zij de tech op het juiste moment kan inzetten.”
Hoe zijn die platformen de voorbije twee jaar geëvolueerd?
Miguel Neves: “Virtuele eventplatformen hebben een sterke evolutie gekend tijdens de pandemie. Twee jaar geleden zagen we zo goed als alleen videostreamingoplossingen, vandaag zijn ze ingebed in bestaande event managementsystemen of mobiele event apps. Vandaag stellen platformen enorm veel mogelijkheden voor, zoals registratie- en marketingmogelijkheden, main stage live streaming met mogelijkheden voor het virtuele publiek om actief deel te nemen, video breakouts, virtuele lobbies, networking en matchmaking, sponsorship en ‘exhibitor showcasing’, en betrokkenheid van de deelnemers. Terwijl mobiele event apps vroeger op zichzelf stonden, worden ze nu samengevoegd met virtuele evenementenplatformen om hybride ervaringen volledig te ondersteunen. Met een volledig geïntegreerd mobiel en virtueel platform hebben deelnemers de ultieme vrijheid van keuze in hoe ze willen deelnemen. Ze kunnen online zijn en vanaf eender welke plaats deelnemen. Ze kunnen ook ter plaatse zijn, fysiek in dezelfde ruimte als de sprekers of andere deelnemers. Ze kunnen zich ook ergens tussenin bevinden, misschien in de hotellobby tussen twee telefoontjes door of terug in hun kamer, zich klaar aan het maken om later terug deel te nemen aan de rest van het evenement.”
“Er zijn nog veel meer gebieden waarin eventtechnologie snel is geëvolueerd. De terugkeer naar live events en meetings heeft bijvoorbeeld geleid tot een geheel nieuwe reeks uitdagingen en kansen. Efficiënte contactloze
on-site check in-oplossingen maken events veiliger voor alle betrokkenen. Terwijl dit type eventtechnologie reeds bestond vóór de Covid-pandemie, is het vandaag veel meer ingeburgerd geraakt, zeker op grotere evenementen. Misschien als gevolg van de uitdagingen in deze onderdelen van virtuele evenementen, is er ook meer aandacht voor het creëren van intelligente networkingmogelijkheden, matchmaking en het stimuleren van ROI voor sponsors.”
Ondertussen is er een enorm aanbod. Hoe kan men het bos nog tussen de bomen zien?
Miguel Neves: “Er zijn inderdaad bijzonder veel verschillende soorten event tech tools beschikbaar. Populaire softwarevergelijkingssites zoals G2 (https://www.g2.com) en Capterra (https://www.capterra.com) lijsten meer dan 1.000 tools in meer dan tien categorieën op. Als je tools wilt categoriseren, kom je een heel eind met de lijst van eventtech professional Corbin Ball. Op zijn site (https://www. corbinball.com/tips-tools/corbinslist) vind je 32 afzonderlijke categorieën met extra subcategorieën voor mobiele technologie en virtuele en hybride platforms.”
Wie nog geen flauw benul heeft van de diversiteit aan categorieën, hieronder een paar voorbeelden:
• 3D/VR/metaverse platform: Online gatherings in an immersive 3D environment
• Admission control: On-site event check-in solutions
• Connectivity support: Wi-Fi solutions for events
• Document solutions: Streamlining exchange and signing of proposals and contracts
• Hotel & venue sourcing: Booking of hotels, venues, meeting rooms and destinations
• Interpretation: Remote or AI-powered automated language interpretation
• Sales solutions: Tools designed to boost sales
• Search hubs: Supplier and staffing portals for event support
Kort samengevat: event tech oplossingen organiseren eenvoudig alles, van cruciale taken op hoog niveau tot de kleinste details, inclusief communicatie, marketing, evenementenwebsites, registraties, reizen en accommodatie, on site tools, mobiele bezoekers-apps, budgettering, rapportage en beheer van sprekers, exposanten en sponsors.
