Na anderhalf jaar onzekerheid heeft de evenementenbranche met het loslaten van een aantal cruciale coronamaatregelen eindelijk groen licht om weer aan de slag te gaan. Een lange adem is echter wel nodig, zegt Riemer Rijpkema, woordvoerder van Eventplatform en CLC-VECTA. Behalve dat veel ondernemers moeten herstellen van de financiële klappen die ze door de coronacrisis hebben opgelopen, is ook een andere mindset cruciaal om te overleven. “Je zult mensen echt moeten verleiden om ze weer in dezelfde mate als voorheen naar een evenement toe te trekken.”
Hoofdfoto (foto van Riemer Rijpkema): Seijbel Photography
Eén ding is zeker: het volledig loslaten van de 1,5 meter is volgens Rijpkema betekenisvol, niet in de laatste plaats vanwege het psychologisch effect. “De 1,5 meter regel was in alle opzichten een belemmering. Met het opheffen van deze maatregel gaan we gevoelsmatig terug naar het ‘oude normaal’.”
Doorstroomlocaties
Op zogenoemde doorstroomlocaties is er helemaal geen sprake meer van enige belemmeringen. Voor events in een afgesloten ruimte ligt dat anders. “Enerzijds heb je hier te maken met een toegangscontrole, anderzijds met een capaciteitsnorm bij ongeplaceerde events. Wat het eerste betreft, zit men in een acceptatiefase. Wil een bezoeker echt graag ergens naartoe, dan laat hij een QR-code, negatieve testuitslag dan wel herstelbewijs zien. Wat betreft de capaciteitsnorm, daarvan kun je denken: regel dat als organisator met de BOA of met de plaatselijke overheid op het moment dat dit concreet speelt. Maar in de praktijk kan een organisator gewoon aan de slag.”
Tekst gaat verder onder de foto.
Positieve vibe
Wat volgens Rijpkema vooral van de nieuwe regels uitgaat is een positieve vibe naar exposanten, deelnemers, delegates, bezoekers en stakeholders. “Je kán en mág elkaar weer ontmoeten. Natuurlijk zijn er ondernemers die nog afwachtend of voorzichtig zijn, maar in de basis is de bereidheid er weer om na te denken over het organiseren van zakelijke events en om die weer mee te wegen in de communicatiestrategie.” Volgens Rijpkema pakken organisatoren dit versneld op. “Voor zover ze daar achter de schermen, vooruitlopend op deze nieuwe situatie, al niet mee gestart waren met het oog op de voorbereidingstijd; die zou anders te kort zijn. Maar je ziet zowel bij de organisatoren als de bezoekers, exposanten en delegates dat het enthousiasme groeit.”
Fundament
Ondanks het enthousiasme is er nog een ontwikkeling gaande die ondernemers op scherp zou moeten zetten, stelt Rijpkema, namelijk de razendsnelle opmars van hybride componenten. “Vóór corona zag je al dat live communicatie aan het veranderen was. Pas als het écht relevant werd, ging je elkaar live zien.”
Corona heeft deze ontwikkeling volgens Rijpkema alleen maar versneld. “Wel is door de intensiteit van al die online events een soort moeheid ontstaan. Mensen zijn er een beetje klaar mee om de hele dag achter zo’n scherm te zitten. De vraag is dus wat er straks overblijft van die hybride componenten. Ik geloof niet dat ze fysieke evenementen zullen vervangen.
Als het gaat om het ontmoeten van nieuwe mensen en het geven van een fundament aan een relatie, dan moet je elkaar live zien. Wat wél interessant is om te zien: hoeveel mensen gingen er in 2019 naar een live evenement en hoeveel zullen dat er de komende jaren zijn? In het eerste jaar na Covid zullen dat er wat minder zijn dan in het tweede jaar. Maar zal ooit het oude niveau van 100% weer worden bereikt?
Of komt 85 tot 90% naar een live event en maakt de rest een selectie op basis van voor hun interessante content? En zal dit aantal door deze hybride toevoeging het oorspronkelijke (live) aantal bezoekers overstijgen waardoor een community waardevoller kan worden?”
Rol organisator verandert
Een beweging die volgens Rijpkema niet hoeft te concurreren met het verdienmodel van een fysiek evenement. Sterker nog, organisatoren zouden deze twee met elkaar moeten integreren, stelt hij. Het is de rol van de organisator die hierin zal veranderen. “Een organisator krijgt meer een faciliterende en bewakende rol. Maar ik zie veel kansen om een community rond een evenement uit te breiden door bepaalde content ook hybride aan te bieden, bijvoorbeeld via digitale kanalen. Dit stelt veel meer mensen in de gelegenheid om aan te haken en kennis op te doen.”
Relevante content
Volgens Rijpkema zullen ondernemers min of meer opnieuw moeten beginnen. “Als organisator zul je keihard aan de slag moeten om weer het normale niveau te behalen. Ik verwacht zelf dat dat wel lukt, hoewel dat natuurlijk afhangt van het soort evenement. Maar twee, drie jaar zijn we zeker onderweg.
Communities en de relevantie van een event zullen moeten worden geladen door de mensen zelf. Zij moeten aangeven waar ze behoefte aan hebben. Als je die interactie als organisator voor elkaar krijgt, ga je hele waardevolle communities bouwen. Dat vraagt echter om specifieke kennis en vaardigheden van een team. Daar moeten we mee aan de slag.”
Daarin is volgens Rijpkema een onderscheid te maken in events voor consumenten en zakelijke events. “Consumenten zijn nog wel bereid om voor een specifieke sessie of workshop te betalen. Maar geldt dat ook als het gaat om het kopen van zakelijke content? Vindt iemand het belangrijk om dat ene event live bij te wonen omdat hij dan een aantal vakgenoten ontmoet? Of koopt hij vanwege een drukke agenda liever een ticket voor een losse (online) sessie of presentatie omdat hij de content op dat moment belangrijker vindt?”
Hier ligt nog een uitdaging voor de sector, stelt Rijpkema. “Voorop staat dat organisatoren vooral goed moeten communiceren over welke veiligheidsmaatregelen ze treffen voor een live event en hoe belangrijk zij hun deelnemers en bezoekers vinden. Ook moeten ze keihard werken aan het vertrouwen om hen naar hun activiteit of evenement toe te trekken. Oók met content. Je zult mensen echt moeten verleiden.”
Nieuwe balans
Volgend jaar zal volgens Rijpkema vooral in het teken staan van herstel. “En het leren leven met de situatie zoals die dan is. Na de eerste shock hebben veel ondernemers gereorganiseerd, sommige wel twee of drie keer. Er is dankbaar gebruikgemaakt van door de overheid gefaciliteerde maatregelen zoals uitstel van betalingen. Nu de situatie zich herstelt, komen die weer om de hoek kijken. Veel ondernemers hebben de ruimte niet om dit binnen hun cashflow op te lossen. Dat betekent dat ze, rekening houdend met een voorbereidingstijd om een event op poten te zetten, geld en mensen nodig hebben. Ook dat is een uitdaging. Ze moeten een nieuwe balans vinden in zorgen dat ze aan hun verplichtingen kunnen voldoen en aan de andere kant kunnen investeren.”
Daar komt volgens Rijpkema bij dat de markt nog wel zal gaan veranderen. “Ondernemers zullen wellicht hun organisatie of verdienmodel moeten veranderen, of een deel van hun focus. Feit is dat corona onder ons blijft en dat de sector zich daartegen zal moeten wapenen. Bovendien weten we niet wat er internationaal gaat gebeuren. Nederland is natuurlijk behoorlijk afhankelijk van internationaal (reis)verkeer. Maar ik ben positief gestemd. Ik denk dat iedereen gaat ondernemen en innoveren binnen de ruimte die er is.”
