De nieuwe start van de evenementenbranche
Op 1 juli ging Nederland weer echt van het slot. Op die dag vormde de Fokker Terminal in Den Haag het decor voor het allereerste congres na de lockdown. Het mag weer en binnen de regels van het ‘nieuwe normaal’ kan het ook weer en dat heeft de organisatie laten zien. Binnen zes weken was er een inspirerend congres opgezet. MEETINGS was er live bij en de conclusie was direct al helder: iedereen is er klaar voor. We zijn weer begonnen.
We zijn LIVE AGAIN!
Dit artikel is ook verschenen in MEETINGS 4-5.
Het jaar 2020 zou hét topjaar worden voor de evenementenbranche – helaas had een virus wereldwijd grote gevolgen en werd deze sector ongekend hard getroffen. Van het ene op het andere moment werd alles anders. Maar de branche zat niet stil en er werd stevig ingezet op innovatie. Online meetings staan nu definitief op de kaart. Er gaat echter niets boven een event mét en vóór publiek. Er gaat dus niets boven een live event.
Hybride evenement
LIVE AGAIN! werd georganiseerd door een groot aantal organisaties. Het was een hybride evenement en bestond uit twee sessies: ’s morgens kwamen eventplanners van overheden en corporates bij elkaar: live waren er honderd gasten, online keek een veelvoud daarvan mee. Vanuit de webcast studio werden de online bezoekers in de pauze momenten getrakteerd op een afwisselend programma van mensen uit de branche die met elkaar in discussie gingen over uiteenlopende onderwerpen zoals impact op de economie en hybride oplossingen.
In het middagprogramma kwam de evenementenbranche zelf aan het woord. Mood4Food verzorgde coronaproof de catering. De hangar van Fokker Terminal was sfeervol ingericht door Van der Maarel Eventstyling, dat op een luchtige manier de gasten wees op de anderhalvemeterregel.
Van acceptatie tot doen
Onder de professionele leiding van dagvoorzitter Paula Udondek ging de plenaire sessie van start. Keynote speaker Joost Rigter nam de aanwezigen mee zijn wereld in. Hij heeft nog maar een zicht van één procent en met een blinddoek op kon iedereen ervaren, hoe dit bij benadering ‘voelt’. Hij maakte grote indruk met zijn relaas over ‘hoe verder’ nadat duidelijk werd dat hij nagenoeg blind zou worden. Joost: “Acceptatie, kwetsbaarheid, durven doen en een positieve houding vormden mijn motivatie door te gaan met leven.” En dat bleek een groot succes. Hij heroverde stap voor stap de wereld: het begon met het kopen van een pak melk in de supermarkt en op dit moment is hij eigenaar van drie bedrijven: hij is een veelgevraagde speaker, bezit een onderneming waar blinde masseurs bedrijfsmassages geven en heeft zijn grote droom gerealiseerd: hij heeft een eigen restaurant.

Laurentien van Oranje sprak hierna over het belang van contacten met goede mensen. Niet alleen de mensen uit de eigen kring, maar juist ook de mensen achter de schermen: de cateraar, de technicus en andere mensen die niet weg te denken zijn uit de branche. Laurentien: “De belangrijkste vraag is en blijft: wat is het echte doel om bij elkaar te komen?” Een vraag, waar elke eventplanner een eigen antwoord moet formuleren.
Paneldiscussie
De plenaire sessie werd afgesloten met een paneldiscussie met Leontine Smith (Smith Communicatie), Tom Verhaar (Fokker Terminal) en Driesse van de Weg (Mood4Food) - de initiatiefnemers van LIVE AGAIN! Leontine beet het spits af met een positieve constatering: “We mogen weer bij elkaar komen en de connectie zoeken.” Tom omschreef duidelijk de praktische uitdagingen waar de branche voor staat. Mensen werden gedoseerd binnengelaten, zodat er geen ‘opstoppingen’ zouden ontstaan. “Maar denk ook eens aan de ‘reorganisatie’ van de toiletten.” Hij benadrukt tegelijkertijd zijn vertrouwen in bezoekers: “Mensen zijn verstandig genoeg in deze situatie.” Driesse concludeerde dat er de afgelopen periode zeer goed is overlegd met partners over ‘hoe nu verder’. “Inmiddels wordt er zelfs voor online bezoekers catering verzorgd.” Het hybridemodel zal voorlopig een belangrijk element van de branche blijven. Iedereen is het erover eens dat elkaar live aankijken toch veel aangenamer is dan via de lens van een camera.

Deelsessies met eventmanagers
De deelsessies (LIVE TALKS!) vonden plaats in 4 subruimtes en waren onder leiding van Roderik van Grieken en Anna Hijker van het Nederlands Debat Instituut, Tom Jessen, Elles de Bruin en Erik Peekel. Eén van de belangrijkste conclusies was wel dat het ‘waarom van de meeting’ een uitermate belangrijke vraag is – zoals in de plenaire sessie ook werd gesteld.
Diverse eventmanagers gaven aan dat veel directies heel terughoudend zijn met het organiseren van evenementen op korte termijn. Niemand wil ‘een nieuwe besmettingshaard’ zijn. Er is consensus over de rol van online: online heeft absoluut meerwaarde voor een meeting. Het is niet nodig, om voor elke meeting de halve wereld over te vliegen. Hierbij wordt ook gedacht aan het duurzaamheidsaspect. Daarnaast heeft online als voordeel dat ook introverte mensen sneller aan het woord komen. Iedereen is het er verder over eens dat de evenementenbranche een zeer innovatieve sector is. De meest gedeelde conclusie is en blijft dat live voor meer verbinding en meer beleving zorgt en online het bereik vergroot. Het ochtendprogramma werd afgesloten met een netwerklunch.
Gouden tip
De middagsessie voor de eventbranche stond onder leiding van Sjoerd Weikamp. Maarten Schram en Pieter Bas Boertje (beide van het Eventplatform) vertelden over hoe de branche met de lockdown is omgegaan. Er is naar politiek Den Haag een sterke lobby op gang gekomen om het belang van de sector te onderstrepen. Er is bewust gekozen voor een stille aanpak: geen demonstraties, maar duidelijk in kaart brengen wat de evenementenbranche doet en goodwill kweken. Met succes: inmiddels is de branche goed in beeld bij maar liefst vier ministeries. Over de toekomst is iedereen het eens: “Online zorgt voor een groter bereik.” De gouden tip voor de branche is en blijft: mee-innoveren en meebewegen en afwachten tot we weer meer gasten mogen ontvangen.
Keynote speaker was de filosoof Bas Haring - die vanwege een verkoudheid ‘het gezicht’ van het hybride event werd. Hij sprak vanuit zijn studeerkamer de aanwezigen toe: eerst live en vervolgens via een eerder opgenomen bespiegeling. Hij benadrukte het verschil tussen live en lijflijk. Live kan ook online zijn, lijflijk is en blijft fysiek. Een fysieke meeting heeft zijn grote voorkeur, onder andere vanwege de mogelijkheid, lichaamstaal goed te kunnen ‘lezen’ en het gevoel van exclusiviteit.
Online meetings zijn heel efficiënt: je kunt er een aantal achter elkaar plannen zonder dat je reistijd kwijt bent. Aan de andere kant is juist het inefficiënte ideaal voor toevallige ontmoetingen waaruit veel kan voortkomen. Hij besloot zijn beschouwing met de constatering dat deze tijd een tijd van uitzieken is en adviseerde rust te nemen: je hoeft niet altijd de eerste te zijn. “Kijk ook eens de kat uit de boom.”
In de deelsessie, onder andere met Leontine Smith en Erik Peekel, kwamen twee belangrijke vragen aan bod: heeft de evenementenbranche invloed op het aanjagen van de markt en hoe moet er worden voorgesorteerd op de nieuwe situatie? Uit een poll onder online aanwezige gasten bleek dat maar liefst negentig procent van mening is dat de branche inderdaad invloed heeft op het aanjagen van de markt. Deze mening werd gedeeld in de zaal, maar de kanttekening is - en dat werd in de ochtendsessie ook al aangegeven - dat veel directies nog erg afwachtend zijn. Zodra echter een concurrent over de streep getrokken is, mogelijk door een financiële prikkel, zullen er meer volgen. Voor locaties kan het interessant zijn dat hier mensen kunnen samenkomen om gezamenlijk deel te nemen aan een onlinesessie, terwijl de fysieke meeting elders plaatsvindt. De algemene conclusie vanuit de branche was dat de markt in september echt weer op gang zal komen.
Erik Peekel benadrukte, dat webinars toch een heel andere opzet vergen: “Houd het kort en meetbaar.” Het slotwoord van de deelsessie, kort voor de informele borrel, was aan Leontien Smith: “We gáán ervoor, we are LIVE AGAIN!”
