De Koninklijke Jaarbeurs in hartje Utrecht is geen nieuwe verschijning meer bij de Meetings Awards. Maar dit jaar is hun deelname extra bijzonder. Want Jaarbeurs innoveert en verduurzaamt tegelijk. Hoe dat werkt vertellen Mayen van Luttikhuizen, Trademarketing Venue & Service en senior PR-manager Elsje van Vuuren.
De grootste innovatie van 2022 is wel de Jaarbeurs Live App. Daarmee heb je geen papieren plattegrond meer nodig en verdwalen bezoekers nooit meer tussen de kramen. Net als bij navigatie in de auto kun je een route uitstippelen. En je kunt vooraf allerlei informatie bekijken. Eenmaal binnen kun je zien waar het druk is en wanneer en waar diverse events beginnen. Ze wonnen er al de internationale Digital Innovation Award 2022 mee. “Tijdens corona stonden de gebouwen leeg en daardoor konden we alle infrastructuur aanleggen voor de Jaarbeurs Live app”, vertelt Mayen. “Toen we weer voorzichtig open mochten begonnen we met een druktemeter, en uiteindelijk deze app. Tegelijk is dit stukken duurzamer dan info en plattegronden op papier. Samen met onze Jaarbeurs Studio, die ook tijdens corona ontstond, kunnen we nog meer beleving bieden, want dat is wat je als organisator wilt bieden: een event dat bezoekers lang bijblijft.” Elsje: “Met onze studio brengen we het beste van twee werelden samen in nieuwe hybride concepten. Je kunt vooraf online opwarmsessies organiseren en zo naar het live hoogtepunt toewerken. Én de sprekers van je live event ook weer studio content laten opnemen voor het na traject. Zo creeer je 365 dagen per jaar waardevolle ontmoetingen, live en online.”
Vega en doppers
Corona betekende naast innovatie ook meer nadruk op verduurzaming. Jaarbeurs wil de meest duurzame congres- en eventlocatie van Europa zijn. “Zo kunnen we onze klanten inspireren”, vult Mayen aan. “We doen bijvoorbeeld meer dan ooit aan hergebruik. We zijn onlangs partner geworden van Doppers nieuwste watertappunten. In ons Beatrixgebouw hebben we watertappunten waar bezoekers hun flesje kunnen hervullen. Zo houden we verspilling van plastic waterflesjes tegen. We zijn ons aan het oriënteren om dit verder uit te rollen binnen Jaarbeurs. ”Weg is ook de vette hap. Gezond en lekker staat op het menu. Jaarbeurs is voor negentig procent vegetarisch. “Onze afvalverwerking is zelfs duurzamer”, lacht Mayen. “Via een dataproject doen we dat. Er zitten camera’s op alle prullenbakken in de keukens. Daarmee kun je zien wat medewerkers moeten weggooien. Dat zorgt dat je kunt analyseren. Wat wordt er weggegooid en hoe kun je de inkoop of menu daarop aanpassen? Wat over is geven we aan de voedselbanken. Voor ons ‘food & foodwasteprogramma’ wonnen we onlangs ook nog een internationale Sustainability Award.”
Voor elk doel een passende plek
“De basisfactoren hebben we natuurlijk al heel lang”, vult Elsje aan. “We bestaan 105 jaar, en draaien dus al wat
generaties mee. Al die ervaring zetten we in voor de klant.” Dat betekent dus meer dan een centrale locatie en een
goede zaal. Al onze congreslocaties hebben een eigen stijl. Zo plaats je volgens Elsje ieder event in de juiste ruimte. “Je kunt met een locatie en faciliteiten op maat het imago van de klant uitdragen en versterken. We vragen onze klanten altijd naar hun doelstelling. Wil je een feestje, klantenbinding versterken of kennis overdragen? Wat wil je bereiken? Zo kunnen we de juiste plek met de beste middelen en adviezen aanbieden. Dat gaat van groot naar klein, dus ook kleurgebruik, de hoogte van het podium of de best passende catering. Daar komen de innovaties en onze
duurzame werkwijze bij.” Elkaar ontmoeten staat op de eerste plaats voor Jaarbeurs. De manier waarop zorgt daarbij voor een blijvende indruk.
