Elke meeting dient één duidelijk doel te hebben. Het is erg belangrijk om dit tijdens de briefing met de opdrachtgever of je team eenduidig op papier te krijgen. Dat vraagt om overleg en afstemmen vooraf door middel van een briefing. Blijf doorvragen tot je echt helder hebt wat de gewenste effecten van de meeting zijn. Ervan uitgaande dat jij als Meeting Maker aan het begin staat van het proces waarin je een meeting gaat ontwerpen - voor een externe opdrachtgever of een intern team - die het verschil gaat maken.
Een helder en concreet geformuleerd doel kan zich uitkristalliseren tot een magische meeting. Bij MICE Academy zijn we ervan overtuigd dat het doel tot zijn recht komt wanneer er voor de juiste meetingvorm gekozen wordt. Deze moet logisch volgen op het doel. In dit artikel reiken we je twee visuele modellen aan om daar gehoor aan te geven. Daarbij is het organiseren van een meeting, anno 2020, een ontwerpproces. Ik licht alvast het tipje van de sluier op en beschrijf kort hoe dit proces er binnen de context van de MICE Academy uitziet.
Het doel afstemmen
Hoe doe je dat: een concreet en helder doel bepalen, dat ook nog eens inspirerend genoeg is voor anderen om zich ervoor in te zetten? Bij het organiseren van een meeting is een briefing met de opdrachtgever of je team de eerste stap. Daarin worden duidelijke afspraken gemaakt, voortkomend uit het doel, om de uitvoer van de meeting voort te zetten.
Doelstelling | Meetingvormen | Werkvorm |
Informeren | Vergadering, kick-off meeting, training/seminar en presentatie | Inspiratiecarrousel, elevator pitch, persconferentie, open space |
Motiveren | Bedrijfsfeest, awardshow, bedrijfslunch en relatie evenement. | Fishbowl, terugspeeltheater, tafellakensessies, antiprobleem, check & plan, metaplan. |
Verbinden | Teamactiviteiten, bedrijfsfeest, relatie evenement en beurs of expositie. | Inleefschema, walk your talk, groepen, spelshow, check & plan, metaplan, powerdotten. |
Loyaliteit versterken | Awardshow/gala, bedrijfslunch en bedrijfsfeest. | Vijfvingerconsensus, sociocratische methode, spelshow, check & plan, metaplan, powerdotten. |
Verduidelijken | Training/seminar, vergadering, kick-off meeting en brainstorm. | Terugspeeltheater, inleefschema, vijfvingerconsensus, elevator pitch, persconferentie, business model canvas, lagerhuis, de zes denkhoeden. |
Teambuilding | Teamactiviteiten, bedrijfsfeest, relatie evenement, training/seminar. | Walk your talk, open space, brainstorm, check & plan, metaplan, powerdotten. |
Imago verbeteren | Kick-off meeting, bedrijfsfeest en relatie evenement. |
Plus/delta, powerdotten, |
Begrip kweken | Training/seminar, vergadering, brainstorm en teamactiviteit. | Inleefschema, de zes denkhoeden, check & plan |
Besluitvorming | Vergadering, brainstorm en teamactiviteit. | Tafellakensessies, powerdotten, plus/delta. |
Saamhorigheid | Teamactiviteiten, kick-off meeting, training/seminar, relatie evenement en beurs/ expositie. | Inleefschema, fishbowl, groepen, check & plan. |
Succes bevestigen | Awardshow/gala, kick-off meeting en teamactiviteiten. | Business model canvas, powerdotten, Business model canvas, powerdotten, |
Ideeën genereren | Vergadering, teamactiviteit en brainstorm. | Brainstorm, denktank, de zes denkhoeden, de superbrainstorm, antiprobleem. |
Samen met de opdrachtgever of je team stel je het doel van de meeting vast. Het liefst in één regel. Om in de juiste richting te denken, kun je antwoord geven op de volgende vragen:
• Welk verschil wil je maken met de meeting?
• Wat moet er veranderd zijn bij deelnemers na de meeting?
• Is er al eerder een initiatief geweest met betrekking tot dit doel?
• Hoe kun je deze doelstelling in een positieve formulering communiceren naar de deelnemers/genodigden?
• Wat is het ideale, maximale resultaat dat je wil behalen?
Je wilt dus één doelstelling duidelijk krijgen en weten hoe daar vorm aan te geven. Dat staat centraal voor jou als Meeting Maker. Daarvoor gebruik je de Meeting Design Matrix.
Het mag dus gerust een regel zijn dat er per meeting één doel behandeld wordt. Als de opdrachtgever de ambitie heeft om meerdere doelen te behalen, dan moet er dus een keuze gemaakt worden. Als Meeting Maker ligt er een professionele verantwoordelijkheid bij jou, om te beïnvloeden dat de opdrachtgever
de juiste keuze maakt. Bespreek de volgende vragen met de opdrachtgever:
• Bestaat er een voorkeur of ervaring met een meeting type en een vaste werkvorm die voor interactie zal zorgen?
• Mogen daar eventueel alternatieve suggesties op worden voorgesteld?
• Werken jullie met een vaste meetinglocatie? En mogen we eventueel een alternatief voorstellen als die beter bij deze doelstelling zou passen?
• Is het beter om meerdere meetings, die in elkaars verlengde liggen, te organiseren?
De juiste meetingvorm
Binnen de Meeting Maker Academy reiken we tien meetingvormen aan, dit zijn: een bedrijfsfeest, kick-off meeting, awardshow of gala, vergadering, teamactiviteit, brainstorm, bedrijfslunch, beurs of expositie, relatie evenement en een training of seminar. Wat we daar precies onder verstaan lees je terug binnen de opleiding. Daar geven we ook een suggestie ten aanzien van mogelijke doelen en welke meetingvormen daar perfect bij passen.
Wanneer je doel in de basis gaat over informeren dan is het logisch om een vergadering, kick-off-meeting, training of seminar en presentatie in te zetten als meetingvorm.
Passende werkvormen
Tijdens de meeting is interactie belangrijk. Dit zorgt voor een goede dynamiek en gezamenlijke drijfveren. Erg belangrijk om alle neuzen één kant op te krijgen en deelnemers te motiveren zich in te zetten voor het doel. Alleen maar informatie geven is niet voldoende. Je wil een beleving neerzetten en daarin speelt interactie een belangrijke rol. Je bereikt dit door een combinatie van werkvormen in te zetten, die passen bij de meetingvorm én het doel van de meeting. Natuurlijk is het van wezenlijk belang dat elke deelnemer volledig achter de doelstelling staat. Soms is het goed om daar (met een geschikte werkvorm) eerst aandacht aan te besteden.
De werkvormen die je kiest, om in te zetten tijdens je meeting, moeten een energieke dynamiek en samenwerking tussen deelnemers stimuleren. Je kunt werkvormen voor samenwerking opdelen in een aantal categorieën:
• kennismaking
• groepsdynamiek
• brainstorm
• energieopwekkers
• informatieoverdracht
• behalen van concrete resultaten
• (eind)evaluatie
Een voorbeeld: we leven nu natuurlijk in een veelbewogen tijd. Voor de salesafdeling binnen veel bedrijven is het best een uitdaging om de acquisitie vorm te geven. Het plannen van een meeting ligt dan voor de hand. “Hoe kunnen we in deze tijd de acquisitie voortzetten, zonder al te veel druk bij onze klanten neer te leggen?” Dit zou zomaar een vraag kunnen zijn. Wat is op dat moment het doel van de meeting? Je zou kunnen zeggen ‘ideeën genereren’ omdat er gezocht wordt naar een oplossing om werkzaamheden - op een andere manier - voort te zetten. Dan is een vergadering als meetingvorm een logische keuze, tezamen met de brainstorm als werkvorm. Een andere optie is te kiezen voor de brainstorm als meetingvorm.
De Meeting Design Matrix en de tabel helpen je het denken te structureren. Door er op schematische wijze invulling aan te geven, heb je direct een onderbouwing naar de opdrachtgever toe te pakken.
Ontwerpen van de meeting
Je kunt voor elke meeting een uniek en passend ontwerp maken, door de Meeting Design Matrix te gebruiken. Dit stelt je in staat om over alle wezenlijke aspecten, van het organiseren van een meeting, na te denken. Het ideale ontwerp voor de meeting ontstaat door de 12 onderdelen van de Meeting Design Matrix in te vullen. Het is belangrijk om de onderdelen logisch op elkaar af te stemmen en de doelstelling als uitgangspunt te nemen.
De 12 onderdelen:
Je vertaalt de doelstelling van de meeting naar de juiste meeting- én werkvorm, omdat de juiste combinatie van een meetingvorm met werkvormen belangrijk is om de doelstelling van je meeting te realiseren.
Het ontwerpproces
De Meeting Design Matrix vormt als het ware de blauwdruk van een proces dat begint met het gedachtengoed en de drijfveren van de opdrachtgever. Hieruit abstraheer je het doel van de meeting en vervolgens voor wie de meeting bedoeld is: de doelgroep. Dit zijn de deelnemers. Bij een kick-off, bijvoorbeeld, kunnen dat naast de werknemers ook klanten zijn of afnemers van een bepaald product of dienst. Vervolgens zijn het budget, de duur en locatie belangrijke randvoorwaarden. Je moet eerst helder hebben wat hier de mogelijkheden van zijn, voordat je kunt beslissen welke meetingvorm, werkvorm en mate van interactie je wilt realiseren. Je meeting mag natuurlijk wat opleveren. Dit breng je onder woorden in het vlak waarde. Wanneer je voor elk vlak weet wat de invulling is, kun je beter inschatten wie je nodig hebt binnen je projectgroep. Je kunt bepalen wat jij, als Meeting Maker, in huis moet hebben en waar je externe expertise moet inschakelen. Zodoende hebben we de matrix ‘hiërarchisch’ opgevolgd. Dan ligt er een totaaloverzicht waar je vervolgens op organische wijze nog aan kan sleutelen. Deze routing op het canvas maakt het organiseren van een meeting tot een innovatief proces. Hierdoor krijgt het meer het karakter van ontwerpen dan organiseren.