Elke meeting dient één duidelijk doel te hebben. Het is erg belangrijk om dit tijdens de briefing met de opdrachtgever of je team eenduidig op papier te krijgen. Een helder en concreet geformuleerd doel kan zich uitkristalliseren tot een magische meeting. Bij Mice Academy zijn we ervan overtuigd dat het doel tot zijn recht komt wanneer er voor de juiste meetingvorm gekozen wordt. De Meeting Design Matrix is een model dat je bij dit keuzeproces kan helpen. In de volgende editie van MEETINGS gaan we hier uitvoerig op in. Graag delen we alvast deze voorbeschouwing.
Een concreet doel formuleren
Hoe doe je dat: een concreet en helder doel bepalen, dat ook nog eens inspirerend genoeg is voor anderen om zich ervoor in te zetten? Bij het organiseren van een meeting is een briefing met de opdrachtgever of je team de eerste stap. Je wilt dus één doelstelling duidelijk krijgen en weten hoe daar vorm aan te geven. Dat staat centraal voor jou als Meeting Maker. Daarvoor gebruik je de Meeting Design Matrix.
Professionele verantwoordelijkheid
Het mag dus gerust een regel zijn dat er per meeting één doel behandeld wordt. Als de opdrachtgever de ambitie heeft om meerdere doelen te behalen, dan moet er dus een keuze gemaakt worden. Als Meeting Maker ligt er een professionele verantwoordelijkheid bij jou om te beïnvloeden dat de opdrachtgever de juiste keuze maakt.
Meetingvorm
Binnen de Mice Academy reiken we tien meetingvormen aan. Wanneer je doel in de basis gaat over informeren dan is het logisch om een vergadering, kick-off-meeting, training of seminar en presentatie in te zetten als meetingvorm. Tijdens de meeting is interactie belangrijk. Dit zorgt voor een goede dynamiek en het gezamenlijk streven dat ene doel te behalen. Je bereikt dit door een combinatie van werkvormen in te zetten, die passen bij de meetingvorm én het doel van de meeting.
