Het lijkt erop dat Nederland de komende tijd stap voor stap van het slot gaat. Er is weer enig perspectief. In Utrecht wordt hier sterk op ingespeeld. De kracht van Utrecht Region - ruwweg de provincie Utrecht - ligt in samenwerking. Locaties en regio’s binnen Utrecht Region gunnen elkaar succes. Deze manier van samenwerken is altijd succesvol geweest en zal een positieve invloed hebben op de overgang van een intelligente lockdown naar een intelligente startup. We spraken met Monique André de la Porte, Account Manager bij het Utrecht Convention Bureau (UCB) over de verwachtingen voor de nabije toekomst.
Netwerkmens
Monique en haar collega’s hebben de afgelopen tijd niet stilgezeten. Als echt netwerkmens is Monique tijdens de crisismaanden volop bezig geweest met het onderhouden van haar contacten met regionale en internationale partners en relaties. Ze heeft, net als velen, veel zin om weer fysiek naar kantoor te gaan en haar netwerk persoonlijk te kunnen begroeten. Echter weet ze ook dat het voorlopig niet meer hetzelfde zal zijn als voorheen. “Alles zal met beleid moeten worden opgestart”, zegt Monique. “We zullen de komende jaren niet meer met grote hoeveelheden mensen bij elkaar kunnen komen op een klein oppervlak. Het online en telefonisch vergaderen is een aardig alternatief, maar haalt het natuurlijk nooit bij persoonlijk contact.”
De kracht van Utrecht Region
Uiteraard wordt er door de hotels en locaties in Utrecht Region goed nagedacht over de consequenties van de anderhalvemetersamenleving. Monique: “Voor een aantal locaties zal het niet rendabel zijn om evenementen te hosten onder deze voorwaarde en met een maximum van 100 personen.” Maar intussen zoeken locaties elkaar op om te zien wat zij voor elkaar kunnen betekenen. “Er worden veel creatieve initiatieven bedacht die wij als UCB graag in het zonnetje zetten. Veel locaties proberen elkaar ook echt te helpen. Zo worden er online gezamenlijke salesmeetings georganiseerd en steken locaties de koppen bij elkaar om ideeën uit te wisselen over de ontwikkelingen in de markt.” En dat is exact de kracht van Utrecht Region.
Nationale bezoekersmarkt
De eerste plannen voor het herstel van de MICE-markt liggen op de tekentafel en richten zich vooral op de nationale bezoekersmarkt. Er spelen allerlei factoren mee: durft men weer te reizen? Hoe gaat dat met vervoer? Kunnen de locaties de hygiënemaatregelen naleven? En voor de MICE-markt vooral: wanneer komt het vaccin? Dat laatste is allesbepalend voor de grootschalige evenementen en congressen. “Hoe dan ook zullen mensen eerst weer het vertrouwen terug moeten krijgen dat zij überhaupt weer op pad kunnen gaan.”
Virtuele en hybride meetings
Virtuele en hybride meetings zijn niet nieuw, maar zullen in de toekomst veel gebruikelijker worden dan voor de coronacrisis het geval was. “Dit is ook een kans”, aldus Monique. “Het bereik is potentieel veel groter. Je kunt met 2.000 mensen bij elkaar komen of je kiest voor een bijeenkomst met een beperkt aantal fysieke deelnemers, maar met een oneindig aantal meer online.” Dat vergt wel een aanpassing van meeting design. Fysieke meetings zijn wezenlijk anders dan virtuele meetings. Monique: “Een virtuele meeting zal bijvoorbeeld nooit 5 dagen duren. Virtuele meetings gaan sowieso sneller dan fysieke. Daarentegen is de concentratieboog van de deelnemer ook een stuk korter. Je zal dus moeten zorgen voor beknoptere sessies en meer pauzes. Daarnaast moet je je vooraf veel meer verdiepen in je deelnemers. Je moet eerst weten waar hij naar op zoek is, zodat je daar je content op kan afstemmen. Pas dan kan je op zoek naar het juiste online platform dat het beste bij je event past.”
