Den Haag staat internationaal bekend als ‘Stad van Vrede en Recht’ en vormt de thuisbasis van wereldwijde organisaties. Om in deze tijd toch de perfecte keuze voor internationale conferenties te blijven maken, is het zaak om te zoeken naar nieuwe wegen. Het ‘The Hague Convention Bureau (THCB)’ speelt daarbij een belangrijke voortrekkersrol met de introductie van Hybride City Alliance en zeer recent Event Design Canvas. Meetings sprak met THCBdirecteur Bas Schot, de drijvende kracht achter nieuwe concepten om met`de congresmarkt in te spelen op de hedendaagse ontwikkelingen.
Bas: “Corona heeft ons ook aan het denken gezet om nieuwe wegen te bewandelen. De beperkingen door COVID én de veranderingen in de benadering van duurzaamheid hebben er bij de internationale congresmarkt voor gezorgd dat virtuele en hybride bijeenkomsten de afgelopen jaren enorm zijn gegroeid. Deze hybride bijeenkomsten zijn ook een belangrijke stap voorwaarts om terug te keren naar live edities.”
Samenwerking
Met name de zogeheten ‘associatiesector’ heeft behoefte aan samenwerking. Ook willen zij hun producten en kennis wereldwijd delen. Afgestemd op basis van capaciteit, ecosystemen, aanbod, specialiteit en ambiance tijdens een evenement waar een mondiaal publiek bij betrokken is. Het mooie daarvan is dat deelnemers de keuze hebben om een event virtueel bij te wonen op hun lokale hub of op een centrale bestemming, al naar gelang de behoefte, financiële mogelijkheden, maar ook reisbeperkingen.”
‘Hybrid City Alliance’
Bas vervolgt: “Toen deze trend zichtbaar werd, hebben we in december 2020 een nieuw concept, de ‘Hybrid City Alliance’, geïnitieerd samen met partnersteden Ottawa, Genève en Praag. Dit is een alliantie van stedelijke congresbureaus die samenwerken om vergader- en evenementenprofessionals samen met organisatoren, vergaderplanners, verenigingen en bedrijfsentiteiten zo efficiënt mogelijk een event te laten plannen. Momenteel hebben we 24 leden wereldwijd, maar de Alliance is een open community waarbij andere bestemmingen zich kunnen aansluiten als zij van deze samenwerking willen profiteren. Deze Alliance ontwikkelt een reeks diensten en verschillende hulpmiddelen voor organisatoren die beschikbaar zijn via de website van de ‘Hybrid City Alliance’.”
Service
De ‘Hybrid City Alliance’ biedt de service om gebruik te maken van een zogenaamde multi-hub infrastructuur. Voordeel hiervan is dat organisatoren niet zelf contacten met meerdere bestemmingen hoeven te leggen. Zij kunnen gebruik maken van het netwerk van de ‘Hybrid City Alliance’. Via een centrale contactpersoon bij een Alliance-lid naar keuze worden dan de reacties, offerteaanvragen en oplevering gecoördineerd.”
ICCA Best Marketing Award
Het succes van ‘Hybrid City Alliance’ is bepaald niet onopgemerkt gebleven. In november 2021 werd dit initiatief van het THCB door de ICCA - de overkoepelende organisatie waar de grootste en toonaangevende congres- en beurslocaties ter wereld bij zijn aangesloten, beloond met de ‘International Best Marketing Award’.
‘Event Design Canvas’
Daarnaast is Event Design geïnitieerd door THCB. “Het THCB is samen met verschillende partners begonnen om een digitale acquisitiestrategie op te zetten. Hierbij wordt de klant ondersteund op het gebied van marketing- en meetingdesignconsulten. Met workshops worden klanten van THCB in aanraking gebracht met nieuwe trends en ontwikkelingen op het gebied van marketing en eventdesign. Voor deze digitale acquisitie strategie is in samenwerking met Squares, het digitale ontmoetingsplein voor evenementen en andere online ontmoetingen, een virtueel platform/tool ontwikkeld. Daarnaast is ook een samenwerking aangegaan met EDCO Nederland om zowel klanten als partners in de stad op te lijnen op het gebied van ‘Event Design Canvas’. ‘Event Design Canvas’ is een afgeleide van het ‘Business Model Canvas’ en helpt organisaties hun activiteiten op elkaar af te stemmen door potentiële afwegingen van hun evenementen in kaart te brengen. Het opbouwen van een ‘Event Canvas’ model wordt bereikt door het systematisch volgen van een sequentiële 10-staps methodologie. Hierin beschrijft, analyseert en schetst een evenemententeam de input voor de componenten in de prototypes van het definitieve canvas.
Succesvolle evenementen
Evenementen zijn succesvol wanneer ze verbinden, inspireren en belanghebbenden op één lijn brengen naar een gedeelde visie en doelen. Om dit te bereiken, is het van belang om een stevige basis te hebben om op te bouwen. Evenementen hebben vaak te maken met een breed spectrum van belanghebbenden en toezeggingen. Het kan bijvoorbeeld gaan om deelnemers, organisatiecomités, evenementeigenaars, sponsors en contentleveranciers. Waarvan sommigen mensen inzetten om deel te nemen aan het evenement, anderen leveren tijd, energie of financiële bijdragen.“Deze complexiteit maakt het noodzakelijk om te analyseren wat echt belangrijk en gewaardeerd wordt door de organisatie en haar belangrijke stakeholders. Om hierin nog beter te kunnen faciliteren, zijn we bezig met een aantal mooie ontwikkelingen voor online event support, design en consultancy, wat zeker zal resulteren in het bereiken van nieuwe inzichten”, besluit Bas.
The Hague Convention Bureau;
Prinses Beatrixlaan 582, toren C,
2595 BM Den Haag; +31 70 3618888;
conventionbureau@thehague.com.
