De meeting- en eventindustrie maakt één van de meest ingrijpende veranderingen ooit door. De Covid-pandemie heeft een ongelooflijk grote impact op de hele branche en niemand is zeker van wat de toekomst in petto heeft. Wat wel vaststaat, is dat de vooruitgang in vergadertechnologie de voorbije twee jaar ronduit verbazingwekkend is geweest. Hoewel iedereen snakt naar live ontmoetingen, en die zeker terug hun plaats zullen opeisen nu de coronamaatregelen overal versoepeld worden, realiseert men zich anderzijds dat die technologie ons in staat stelt om elkaar ook virtueel te ontmoeten en dat deze oplossing ook in de verre toekomst deel zal uitmaken van het geheel. Virtuele platformen hebben zich sinds de start van de Covid-pandemie radicaal ontwikkeld.
Dit artikel is een samenvatting gebaseerd op de jaarlijkse ‘State of the Event Industry’, een onderzoek uitgevoerd door EventMB (Event Manager Blog), waarvan de resultaten en conclusies gebaseerd zijn op enquêtes die werden uitgevoerd bij honderden meeting- en eventprofessionals wereldwijd.
Klein en lokaal
Reis- en andere Covid-gerelateerde beperkingen zullen er op korte termijn nog steeds voor zorgen dat eventorganisatoren en PCO’s (Professional Conference Organisers) quasi geen grootschalige live evenementen en congressen zullen organiseren. Kleinere, lokale evenementen en meetings zullen in de nabije toekomst eerder de norm zijn. Het aandeel respondenten dat gelooft dat events in de toekomst kleiner zullen zijn, is gestegen van 39% in 2020 naar net geen 60% in 2021. Terwijl men in 2020 nog steevast geloofde dat de situatie van vóór de pandemie zou terugkeren, is dat een jaar later niet langer het geval. Korter, kleiner en vooral meer lokaal, daar gelooft vandaag een meerderheid in (zie tabel 1).
Is de toekomst hybride?
De overgrote meerderheid van de respondenten (63%) gelooft ook dat meetings en events in de toekomst voor een groot stuk hybride zullen zijn. Sommige planners, zo blijkt uit de Tekst: Dimitri Van Moerkercke Toekomst industrie is combinatie van live en hybride cijfers, verkiezen hybride strategieën boven hybride evenementen. Dat wil zeggen dat ze van plan zijn om zowel live als virtuele events te organiseren, maar niet per se in een gecombineerd formaat. Niettemin zijn hybride formaten nog steeds de duidelijke favoriet. Terwijl men met dit formaat nog volop experimenteerde in 2020 kan gerust worden gesteld dat hybride cases in 2021 alsmaar professioneler geworden zijn. De noodzakelijke budgetten voor extra AV-apparatuur en professionele live streamingtechnieken worden vrijgemaakt. Het gebruiksgemak en de toegankelijkheid van de bestaande platformen is het afgelopen jaar ook bijzonder gestegen.
Venues en bestemmingen
Venues en bestemmingen zullen in 2022 hoog op de keuzelijst van planners staan áls ze rekening houden met de veiligheid en gezondheid van de bezoekers. Daar bovenop spelen ook zo weinig mogelijk reisbeperkingen en een soepel quarantainebeleid mee. Planners willen vooral dat de zorgen omtrent corona weggenomen worden door de bestemmingen, zodat zij zich op andere zaken kunnen focussen. Op de inhoud dus. Een consistent reis-, maar vooral een consistent coronabeleid dat niet om de haverklap door de overheid aangepast wordt en in gans het land hetzelfde is, daar snakt men naar!
Tech oplossingen
Virtuele meetings en events domineren al bijna twee jaar lang de sector, maar hoe succesvol zijn ze geweest? Sommige digitale formats overtreffen de stoutste verwachtingen, maar zeker niet alle planners zijn gewonnen of hebben de voordelen ervan weten te benutten. Dit kan een kwestie van voorkeur zijn, live blijft voor velen nog steeds belangrijker en zal dat ook altijd zijn, maar ook een kwestie van kennis en toegankelijkheid. De belangrijkste twijfel om online te gaan was in het begin alleszins de beperkingen voor networking. Dat was een werkpuntje voor de aanbieders van de technologie. Anderzijds kunnen virtuele oplossingen wel een groter bereik claimen,
samenkomsten werden nu pas echt ‘globaal’. Nog een drempel om meetings en events online te organiseren, was het genereren van inkomsten. Weinig respondenten zijn in 2021 in staat geweest om efficiënt geld te verdienen met hun virtuele evenementen. Daar staan dan weer de lagere overheadkosten tegenover. Dé grootste verschuiving in het verwachtingspatroon van virtuele formaten tussen 2020 en 2021 is alleszins dat planners vandaag tv-uitzendwaardige ervaringen die het publiek boeien, willen opstarten. Dit gaat gepaard met aanzienlijke kosten. Vandaag moeten boeiende virtuele events verder gaan dan een elementaire Zoom-vergaderstijl. Maar nog steeds veel professionals worstelen met de technologie. Terwijl technologieplatformen de afgelopen 12 maanden hun capaciteiten hebben vergroot, gaat dit hand in hand met een toename van de complexiteit ervan. Een hogere productiewaarde en gebruikerservaring zijn meer dan ooit van tel.
Nieuwe rol voor sponsors
Sponsoring lijkt de beste manier om inkomsten te genereren. Vooral het feit dat sponsors meer waarde hechten aan virtuele meetings en events is een goede zaak. Per slot van rekening kunnen ze zich in een virtuele omgeving vrij bewegen, wat niet altijd het geval is tijdens bv. een live meeting of congres. Aan de andere kant wijst deze trend op een grotere afhankelijkheid van sponsors. Dit is geen goede zaak voor beurzen of conferenties die vóór de pandemie sterk afhankelijk waren van persoonlijke kaartenverkoop. Bezoekers zullen ook niet meteen geneigd zijn om de kosten te ondersteunen van het produceren van virtuele oplossingen, tenminste niet op een manier die vergelijkbaar is met het live alternatief. De vraag is nu of virtuele meetings en events voornamelijk als een verlengstuk van digitale marketinginspanningen gezien zullen worden of een eigen leven zullen beginnen leiden.
Voorbij zijn alleszins de dagen van de rigide sponsorpakketten! Meer merkbereik en leadgeneratie zijn doorgaans de twee grootste doelen van sponsors en exposanten. Tegelijkertijd is het enorm waardevol om gedurende het hele evenement sponsors in het verhaal te betrekken, zonder opdringerig te zijn. Dit type betrokkenheid kan vele vormen aannemen, zoals sponsors in sessies verweven, chatfunctionaliteit binnen stands mogelijk maken, peilingen maken die helpen bij het identificeren van potentiële leads en het creëren van meerdere manieren waarop deelnemers contact kunnen maken met het sponsorteam.
Twee doelgroepen
Nadat planners zich hebben aangepast aan virtuele formaten, worden ze nu geconfronteerd met de extra uitdaging om de behoeften van twee verschillende doelgroepen in evenwicht te brengen. Enerzijds mogen virtuele deelnemers zich geen tweederangs deelnemers voelen, anderzijds moet wie live aanwezig is daar nog de volle vruchten van kunnen plukken. Er bestaan echter nog geen beproefde ontwerpformules waar planners op kunnen vertrouwen, althans nu nog niet. Hybride meetings en events zijn nog verre van gestandaardiseerd, ook al worden ze grotendeels gezien als de toekomst van de industrie. En zeker als een deel van de oplossing om niet langer twee jaar werkloos langs de kant te staan.
Rachel Andrews, Director Meetings & Events bij Cvent, verwoordt het zo: “Technologie stelt deelnemers in toenemende mate in staat om lang voor en na het event betrokken te zijn, en te leren. Door gebruik te maken van die technologie is ook de inbreng van de sponsor plots een pak groter geworden. Discussies met deelnemers, potentiële klanten, zijn aanzienlijk eenvoudiger geworden. De ROI voor die sponsor is potentieel hoger dan ooit. Providers van meeting- en eventtechnologie kunnen op drie manieren helpen. Ten eerste moet de technologie gebruiksvriendelijk en consistent zijn in alle formaten. Ten tweede, ondanks verschillende doelgroepen en formaten, hebben planners een hekel aan diverse tools. Eén event, éen tool!
Tenslotte hebben planners adequate ondersteuning, training, tools en competente technologiepartners nodig om hun bijeenkomsten en evenementen succesvol te maken en de last te verlichten. Hybride formaten vereisen veel middelen. Echter, de ROI kan aanzienlijk zijn vanwege de combinatie van een uitgebreid virtueel publiek en diepe betrokkenheid van de persoonlijke deelnemers. Het meest populaire hybride model bestaat uit live deelnemers op één locatie en inhoud beschikbaar via livestream en on-demand voor een virtueel publiek. Als u beslist om hybride te gaan, zorg er dan voor dat u een programma en netwerkervaringen levert gericht op elk type publiek: één event, twee ervaringen!
Hybride is live en virtueel samen, en een overlappende zone. De technologie die je gebruikt moet met deze drie formaten om kunnen gaan. Kies dus zorgvuldig je tech partner. Een hybride strategie die deze aanpak hanteert, heeft twee afzonderlijke budgetten en medewerkers die voor elk luik apart verantwoordelijk zijn (bv. persoonlijke ondersteuning voor bezoekers en online ondersteuning voor bezoekers).”
