Het business model denken
Er waait sinds enige tijd een frisse wind door het bedrijfsleven. Deze raakt bedrijfsculturen en de manier waarop bedrijven hun kerntaken organiseren. Ik heb het over het business model denken en de opstap die het biedt naar het creëren van waarden mét je klant. De grondhouding is het formuleren, visualiseren en testen van business modellen. Volgens het boek Business Model You, is een businessmodel ‘de logica waarmee een organisatie zichzelf financieel in stand houdt’ en daarmee een ontwerp dat beschrijft hoe een organisatie opereert. Dit is en blijft een dynamisch proces, waarin evalueren en bijsturen continu aan de orde zijn. De Meeting Design Matrix is zo’n model canvas voor het ontwerpen van effectieve meetings. Het bevat componenten die de basis vormen voor het ‘businessmodel’ van een succesvolle meeting en geeft dit visueel weer.
Dit helpt om bewust te innoveren. Dat houdt niet in dat je slechts nieuwe producten en diensten - in dit geval meetings - ontwikkelt, maar dat je ook met je bedrijfsvoering - de organisatie van meetings - veranderingen in de markt en maatschappij het hoofd kunt bieden. Daar speelt sociale innovatie, het vernieuwen van denk- en gedragspatronen, een belangrijke rol in. Hoe we innoveren innoveert namelijk ook, dat wordt gedreven door de alsmaar transformerende behoeften van mensen. In het geval van het organiseren van een meeting, gaat het om de behoefte van de opdrachtgever. Die wil dat het DOEL en gewenste effect van de meeting bereikt worden. Maak je de vertaalslag naar het organiseren van meetings, dan is innovatie vooral het ontwikkelen van nieuwe meeting concepten. Je onderscheidt jezelf als creatief en professioneel Meeting Maker door óók de manier van het organiseren van de meeting, te laten aansluiten bij de veranderende behoeften van deze tijd. Op het moment dat een product, dienst of meeting daar de sluitende oplossing voor is heeft het onvermijdelijk succes.
Waarom het business model denken?
We leven niet meer in een tijd waarin marketeers de behoeften van de consument kunnen creëren. De kunst is om goed te luisteren naar wat de behoeften van de opdrachtgever zijn, ten aanzien van het ontwerp van een meeting. En dan samen te concentreren op de vraag: Wie is de consument? Het is je klant, de gast die je ontvangt, de doelgroep of niche die je wil bereiken. Een nog betere verwoording vind ik: het is de persoon die je wil aanspreken. De persoon die aansluiting vindt bij de waarden, visie en missie van de organisatie waarvoor jij de meeting organiseert. Dit suggereert dat zelfs het doelgroep-denken misschien wel achterhaald is. Mijn advies is om daar echt voor open te staan. Velen van jullie vertellen ons in interviews dat opdrachtgevers én de personen die zij willen aanspreken bij je terugkomen. Omdat je hen helpt met het ontwerp en de organisatie van effectieve meetings en persoonlijke service biedt. Daar zit het hem in: het centraal stellen van de opdrachtgever en zijn bezoeker, luisteren en gehoor geven. Dat geschiedt bij jullie van vakmannen tot directeuren en bedrijven tot particulieren. Dit is doelgroep overstijgend.
Waarom een Meeting Design Matrix helpt effectieve(re) meetings te ontwikkelen
In de opleiding ‘Meeting Maker’ leer je wat een effectieve meeting is. Dit is een meeting die zijn doel behaalt en in dezelfde mate inspireert en een beleving biedt. Dit maakt het een ‘Magical Meeting’. Degenen die verantwoordelijk zijn voor het organiseren van deze meetings noemen we ‘Meeting Makers’. In het ideale geval bijgestaan door een projectgroep. We gaan er daarbij vanuit dat een goede meeting altijd een doordachte combinatie van doel, meetingvorm en werkvorm bevat.
We onderscheiden tien meetingvormen die echt uit de MICE-business komen, dit zijn: het bedrijfsfeest, de kick-off meeting, awardshow of gala, vergadering, teamactiviteit, brainstorm, bedrijfslunch, beurs of expositie, relatie evenement, training of seminar. Daarbinnen onderscheiden we 25 werkvormen, die vooral zorgen voor interactie tijdens meetings.
De Matrix helpt om je te concentreren op alle componenten van je ontwerp en te overzien hoe componenten zich onderling tot elkaar verhouden. Wanneer je de invulling van een onderdeel veranderd, beïnvloedt dat waarschijnlijk de inhoud van één of meer andere onderdelen. Dit laat belangrijke verbanden zien, waardoor je uiteindelijk tot een effectief ontwerp voor een meeting komt. In feite is er dan geen sprake van een hiërarchie, al begin je logischerwijs bij het doel gevolgd door de opdrachtgever, dan het budget gevolgd door het projectteam, om zo op organische wijze de rest van de matrix in te vullen.
De Meeting Design Matrix
De Meeting Design Matrix is ontworpen door het team achter de MICE Academy. Vanuit de behoefte aan een compleet en overzichtelijk model. In één oogopslag laat deze matrix alle aspecten van een ‘Magical Meeting’ zien. Je gebruikt de Design Matrix als template en vult deze in. De Matrix bestaat uit 12 componenten. We beginnen met het hart: het DOEL van de meeting.
Het doel van de meeting
Als Meeting Maker is het je taak om concepten te bedenken voor ‘Magical Meetings’. Een concept is het geheel van je ideeën voor de meeting. Nog concreter: het concept is een ontwerp, met een concreet plan van uitvoering, naar aanleiding van geformuleerde kansen.
Je concept bevat in ieder geval de doelstelling van de meeting. Dit bepaalt welke vorm je aan de meeting wil geven en welke werkvormen je eventueel toepast. Mogelijke doelen voor het organiseren van een meeting zijn: informeren, motiveren, verbinden, loyaliteit versterken, verduidelijken, teambuilding, imago verbeteren, begrip kweken, besluitvorming, saamhorigheid, succes bevestigen en ideeën genereren.
Vaak is ook de OPDRACHTGEVER een belangrijk uitgangspunt, die bepaald immers (mede) hoe het doel gedefinieerd moet worden.
De opdrachtgever
Het is belangrijk om te weten wat je opdrachtgever drijft. Je wil namelijk aansluiten bij de wensen en identiteit van je opdrachtgever. Om te achterhalen wat zijn identiteit is, doe je idealiter onderzoek naar zes thema’s: de historie van de opdrachtgever, zijn bedrijfscultuur, waarden, visie, missie en positionering.
Meestal geldt ook dat het BUDGET vaststaat. Hiermee kan, zo mogelijk met een projectteam, gebrainstormd worden over alle andere (van de 12) aspecten.
Het budget
Waarschijnlijk heb je een beperkt budget (gekregen) voor de uitvoer van je opdracht. Hier wil je efficiënt mee omgaan. Daarom streef je ernaar om met de gegeven financiële middelen een fantastische meeting neer te zetten. Je maakt een realistische financiële begroting. Deze bestaat uit zowel een investeringsbegroting (welke kosten moet je maken) als een exploitatiebegroting (waarmee je winst - of verlies - in kaart brengt of de waarde voor de opdrachtgever).
Projectgroep en partners
Wie heb jij nodig om de meeting tot een succes te maken? Welke (externe) partners moet je inschakelen om je daarbij te helpen? Dit zijn relevante vragen voor degene die de meeting organiseert. Het organiseren van een meeting is een project. Dat betekent een tijdelijke samenwerking van mensen - uit verschillende vakgebieden binnen het bedrijf of de organisatie - om binnen een bepaalde tijd een vastgesteld doel te realiseren met een vastgesteld budget. Een goede onderlinge dynamiek is dus belangrijk.
De doelgroep
Je organiseert je meeting voor de opdrachtgever én zijn doelgroep. Wie je ‘doelgroep’ is bespreek je met de opdrachtgever. Maar stel jezelf vooral de vraag welke personen je wilt betrekken in je meeting en probeer daar een actueel beeld van te schetsen en achterhalen wat de waarden en behoeften zijn. Wat zijn de pain en de gain van de doelgroep? De gain is de expliciete behoefte. De pain is de onmogelijkheid om in die behoefte te voorzien. Een goed concept voor je meeting lost de pijnpunten op.
De duur
Hoe lang mag je meeting duren? Het antwoord op die vraag is belangrijk, omdat je van begin tot eind de aandacht van deelnemers wil vasthouden. Het belevingsproces - van Goossens & Mazursky - kan helpen de gewenste duur van je meeting in te schatten. Dit proces is opgedeeld in drie fasen, namelijk: de pre-exposure, de direct exposure en de post-exposure.
Locatie en faciliteiten
De locatie en de faciliteiten die het biedt, moeten aansluiten bij jouw concept voor de meeting. Het begrip ‘Fysieke omgeving’ is hier belangrijk. Fysieke omgeving gaat over het uitwerken van eisen die aan de omgeving gesteld moeten worden. Als bijvoorbeeld duurzaamheid het onderwerp is van jouw meeting, kies dan geen locatie uit waarbij catering geleverd wordt met veel vlees in het aanbod. De fysieke omgeving draagt namelijk direct bij aan de beleving van de doelgroep.
Soort meeting
Met het woord ‘meeting’ bedoelen we in het algemeen “het bijeenkomen van mensen met een specifiek doel”. Vervolgens onderscheiden we binnen deze MICE- Academy (vandaar de naam) vier soorten meetings: meetings, incentives, congressen en events. Elke soort heeft zijn eigen randvoorwaarden.
Werkvormen
De werkvormen die je kiest, om in te zetten tijdens je meeting, moeten een energieke dynamiek en samenwerking tussen deelnemers stimuleren. Je kunt werkvormen voor samenwerking opdelen in een aantal categorieën: kennismaking, groepsdynamiek, brainstorm, energie-opwekkers, informatieoverdracht, behalen van concrete resultaten en (eind)evaluatie.
Interactie
Tijdens de meeting is interactie belangrijk. Alleen maar informatie geven is niet voldoende. Je wil een beleving neerzetten en daarin speelt interactie een belangrijke rol. Je bereikt dit door een combinatie van werkvormen in te zetten.
Waarde
Wanneer we het hebben over ‘waarde’, dan bedoelen we meestal tastbare en economische waarde uitgedrukt in geld. Het blijft lastig om de exacte ROI (return on investment) te berekenen of vast te stellen welke waarde het effect van de meeting voor de opdrachtgever op termijn zal hebben. Maar stel jezelf eens de volgende vraag: “Wat wil je dat de meeting je oplevert?” Wanneer het je doel is om een beleving mee te geven aan deelnemers, kun je er niet omheen dat sociale- en maatschappelijke waarden óók een rol spelen. Dit zijn idealen en motieven die je graag wilt nastreven, omdat je ze belangrijk vindt. In bijna alles wat we doen worden we gedreven door waarde(n).
Meeting-Maker
Hier draait het opnieuw om wie jij bent als Meeting-Maker. Wat is jouw stijl? Jouw identiteit? Jouw stempel? Wanneer een opdrachtgever jou inschakelt, doet hij dat omdat jij iets unieks te bieden hebt. Wanneer jij een meeting organiseert is het duidelijk dat deze van jouw hand afkomstig is. Wat is er nu zo magisch aan wat jij doet? Hoe zorg jij ervoor dat elke meeting, keer op keer, weer een ‘Magical Meeting’ is?
Al met al zijn een aantal elementen belangrijk om effectieve(re) meetings te ontwerpen.
Zoals bewust innoveren en veranderingen in de markt en maatschappij het hoofd kunnen bieden, in lijn met het doel en gewenste effect van de meeting. Het ontwikkelen van nieuwe meeting concepten is hartstikke tof! Zeker wanneer je óók de manier van het organiseren van de meeting vernieuwt en jezelf zodoende onderscheidt als creatief en professioneel Meeting Maker.
Een ander belangrijk punt is samen met de opdrachtgever concentreren op de vraag “Wie is de consument?” Besef dat dit de persoon is die aansluiting vindt bij de waarden, visie en missie van de organisatie waarvoor jij de meeting organiseert. Een effectieve meeting, een Magical Meeting, verenigt doel, meetingvorm en werkvorm tot een uniek concept. De Matrix helpt om je te concentreren op alle componenten van je ontwerp en laat onderlinge verbanden zien. Op organische wijze kunnen jij en je team de matrix invullen waardoor je uiteindelijk tot een effectief ontwerp voor een meeting komt.